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Automatisierte Transaktionsabwicklung

Next® überwacht ausgewählte Inboxen rund um die Uhr und verarbeitet eingehende E-Mails auf der Stelle. Zertifikate werden von den E-Mails getrennt und im Zertifikate-Archiv abgelegt. Auch Rechnungen im PDF-Format werden von der jeweiligen E-Mail getrennt, mittels OCR-
Technologie konvertiert und in Next® Invoices zur Freigabe abgelegt. Kundenanfragen werden ins CRM-System weitergeleitet. Vollautomatisch, effizient, zuverlässig und skalierbar. Für grenzenlose Effizienz.

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Wasserdichte Compliance. Für alle Ansprüche und Anforderungen.

Next® funktioniert mit jedem E-Mail-Server und erstellt Sicherungskopien aller verschickten bzw. empfangenen E-Mails. Markieren Sie E-Mails, die nur sie etwas angehen, als “privat“ und legen Sie fest, wer Zugriff auf die übrigen Mails erhält. Spezialprofile für Steuerprüfer und Revisoren erleichtern allfällige Prüfungen. Die Löschung von E-Mails erfolgt ausschliesslich nach Massgabe der für die Aufbewahrung geltenden Richtlinien und nach nichts anderem. Mit Next® Emails gilt: Einmal archiviert, immer archiviert.

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Fest in ihren
Arbeitstag integriert

Next® holt E-Mails automatisch auf Ihrem E-Mail-Server ab und erlaubt Ihnen den einfachen Zugriff auf einzelne E-Mails direkt in Ihrer Inbox. Die archivierten E-Mails können Sie mit Ihrem E-Mail-Programm, von jedem aktuellen Browser oder direkt über eines Ihrer Business-Systeme abrufen. Mit einem Klick greifen Sie in Dynamics NAV auf den gesamten E-Mail-Verkehr mit einem Kunden oder Lieferanten zu.

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Unterstützt Sie auf der ganzen Strecke

Wann immer Sie eine E-Mail archivieren, zeigt Ihnen Next® die verfügbaren Kategorien an – und gleicht zugleich Informationen wie beispielsweise den Kunden, den Lieferanten oder die Bestellnummer mit den Angaben in Ihren Systemen ab. Sie brauchen nur noch die automatischen Vorschläge zu akzeptieren, die Ihnen Next® basierend auf der betreffenden E-Mail oder auf einer früheren Auswahl macht. Mit einem Klick können Sie zudem mögliche Alternativen aufrufen.

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Smartes Archivieren

Haben Sie keine Zeit, um selbst eine Auswahl zu treffen? Senden Sie einfach eine Kopie an Next® und Next® kümmert sich um den Rest. Ohne Fragen zu stellen. Next® speichert die betreffende E-Mail auf der Stelle ab und kategorisiert sie. Sollten Detailangaben fehlen, werden Sie zu einem späteren Zeitpunkt automatisch aufgefordert, diese zu ergänzen. Das ist besonders nützlich, wenn Sie geschäftliche E-Mails auf Ihrem Smartphone bearbeiten.

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Blitzschnelle Suche

Next® bietet hierarchische Ordner-Strukturen, konfigurierbare Suchformulare und eine Volltextsuche im Stil von Google, damit sich die Nutzer in jeder Situation problemlos zurechtfinden. Die Suche nach “Bestellung TED 2015“ beispielsweise zeigt Ihnen alle E-Mails des Jahres 2015 mit Bezug zum Kunden TED Japan an. Next® durchsucht jeweils im Handumdrehen sowohl Ihre E-Mails als auch alle Anhänge.

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Automatische Archivstruktur

Next® archiviert automatisch jede E-Mail nach Kategorie und nach den Index-Daten in der E-Mail. Eine Bestellbestätigung durch einen Kunden beispielsweise könnte nach logischen Kriterien in den Ordner “Kunden“, den Ordner “Projekte“ oder den Ordner des Verkaufsmitarbeiters gehören. Die E-Mail ist deshalb in verschiedenen Ordnern abrufbar, auch wenn sie selbstverständlich nur einmal gespeichert wird. Mit einem Klick haben Sie die volle Übersicht.


 

Einfach, aber nützlich: die Kommentarfunktion

Es mag zwar trivial klingen – die Möglichkeit, eine archivierte E-Mail mit Kommentaren und Notizen zu versehen, ist jedoch äusserst nützlich. Beispielsweise, wenn ein Arbeitskollege Monate später eine Ihrer E-Mails öffnet und nicht nur verstehen soll, dass Sie einem Kunden einen Spezialpreis gewährt haben, sondern auch weshalb. Die Kommentarfunktion bietet einen hohen Zusatznutzen, indem sie bei Bedarf Ihrem Gedächtnis auf die Sprünge hilft und gewährleistet, dass alle Kollegen immer auf demselben Stand sind.
 


Sicherheit nach Industriestandard

Next® erlaubt nur den richtigen Personen Zugriff und sperrt alle nicht autorisierten Personen aus. Denn E-Mails können nur mit den entsprechenden Berechtigungen eingesehen werden. Beispielsweise können nur der Geschäftsleiter und die HR-Mitarbeiter E-Mails aufrufen, die Löhne, Einstellungen und Entlassungen betreffen. Für Steuerprüfer und Revisoren stehen Spezialprofile zur Verfügung. Und selbstverständlich haben wir die nötigen Sicherheitsvorkehrungen getroffen, damit sich die definierten Berechtigungen nicht umgehen lassen.


 

Bewahren Sie Ihre E-Mails für die Ewigkeit auf. Oder eben gerade nicht

Gewisse E-Mails müssen für 5, 10, oder 25 Jahre aufbewahrt werden, einige sogar für immer. Damit die Einhaltung der jeweiligen gesetzlichen Vorschriften und Branchenregeln gewährleistet ist, können Sie Next® so konfigurieren, dass E-Mails falls gewünscht nach Ablauf der geltenden Aufbewahrungspflicht automatisch gelöscht werden. Angesichts einer Kapazität von über 1,000,000,000 E-Mails in jedem Next®-Archiv wird Ihnen aber sowieso der Speicherplatz nicht so schnell ausgehen.


Manipulationssicher dank Überwachungsprotokoll

Jede Änderung in Next® Emails wird sofort protokolliert, einschliesslich “was“, “wer“ und “wann“. Auch wenn ein Dokument gelöscht wird, zeichnet das Überwachungsprotokoll von Next® auf, wann und durch wen dies geschieht. Und stets wird zu Dokumentationszwecken eine Kopie gespeichert. Damit allen Vorschriften genüge getan ist und sich ein Fall wie Enron nie mehr wiederholt.


 

Sie haben die Wahl

Next® Emails kümmert sich um alle Aspekte der E-Mail-Verwaltung. Bei der Anschaffung haben Sie zunächst die Wahl aus drei verschiedenen Modulen, je nachdem, welches für Ihr Unternehmen am sinnvollsten ist. Die anderen Module können Sie allenfalls zu einem späteren Zeitpunkt einsetzen. Möglicherweise verwenden Sie für die betreffenden Zwecke aber bereits auch andere Software-Lösungen.


Skalierbar

Next® eignet sich natürlich bestens für nur 5 bis 10 gelegentliche Nutzer. Entwickelt wurde die Anwendung jedoch für die Verarbeitung hoher E-Mail-Volumen. Das E-Mail-Archiv erfasst Dokumente blitzschnell: 4,6 Millionen pro Stunde, bei Tausenden von Nutzern, die gleichzeitig aktiv sind.

 

Einfache Implementierung

Next® schafft Überblick und ist einfach anzuwenden. Sie benötigen kaum oder überhaupt keine Schulungen. Next® wurde bereits in Unternehmen mit mehreren Tausend Nutzern implementiert. Denken Sie vorausschauend, aber beginnen Sie mit kleinen Schritten. Weitere Eigenschaften und Funktionen können Sie bei Bedarf später ergänzen. Denn Next® lässt sich fortlaufend ausbauen.


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