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Erfassen Sie alles — Briefe, E-Mails, EDI, Fax, Textnachrichten, Chat, Portal-Uploads, Systemausgaben...

Während sich die Welt von Papierdokumenten hin zu mobilen Self-Services bewegt, wächst Ihre Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden über alle anderen Kanäle hinweg. Der Next Mailroom ist dafür da, alles zu erfassen, einen schnelleren Kundenservice zu bieten und die Kosten zu senken.

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Klassifizieren Sie jedes Dokument, das Sie erfassen 

Korrekte Klassifizierung ist der Schlüssel zur Effizienz. Next Mailroom verwendet eine erweiterte Regel-Engine, um jedes Kommunikationselement automatisch zu klassifizieren. Die Regeln entsprechen Ihren spezifischen Geschäftseinstellungen und erkennnen bekannte Absender oder Empfänger, wie beispielsweise Fluggesellschaften oder Fachärzte, mit denen Sie arbeiten. Regeln können auch nach Mustern in Betreff, Nachrichtentext und angehängten Dokumenten in E-Mails suchen.

Sobald ein Dokument klassifiziert ist (als Personenschadensbericht, Reiseversicherungsanspruch, Autoreparaturenrechnung, usw.), fängt Next an, nach relevanten Indexinformationen zu suchen.

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Indexinformationen von überall 

Eine Dokumentenklasse hat ihre eigenen erforderlichen Indexdaten. Next Mailroom sucht in Text, Metadaten und Anhängen nach Kundennummern, Policenummern, Schadensfall-Nummern, Kfz-Zulassungsnummern, Sozialversicherungsnummern usw. Mithilfe von Textanalyse, dynamischer Zonenanalyse und Mustererkennung erledigt Next Mailroom die gesamte Arbeit für Sie. Um Fehler zu minimieren, überprüft Next die extrahierten Daten sofort in Ihren Versicherungssystemen und fügt den Dokumenten sogar Details aus diesen Systemen hinzu.

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Verteilen Sie Dokumente überall und an jeden

Sobald ein Dokument klassifiziert und mit den erforderlichen Indexwerten (Kundennummer, Versicherungsnummer, Kfz-Zulassungsnummer, Schadensdatum usw.) festgelegt wurde, sind wir bereit für die Endphase: die automatische Verteilung. Ihre IT-Landschaft bestimmt, wohin Ihre Dokumente gehen. Die meisten Dokumente sind für ein Unternehmensarchiv (Next Enterprise-Archiv oder Ihr aktuelles Archiv), ein Versicherungssystem oder ein Kundenportal bestimmt. Next Mailroom macht alles für Sie.

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Verlieren Sie nicht, was Sie durch Automatisierung gewinnen

Automatisierung ist der Schlüssel zu Flexibilität, Kosteneffizienz und Compliance. Aber auch die beste Automatisierung hinterlässt Ausnahmen, die eine manuelle Verarbeitung erfordern. Wir helfen Ihnen dabei, diese Ausnahmen effizient zu behandeln, um zu verhindern, dass die Automatisierung für aufwändige manuelle Prozesse ausgegeben wird.

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Manuelle Klassifizierung

Wenn Next Mailroom ein Dokument nicht automatisch klassifiziert, fordert er einen Mitarbeiter auf, zu helfen. Ein strukturierter Prozess wird automatisch gestartet und eine Aufgabe wird einem relevanten Operator zugewiesen. Über die benutzerfreundliche Next Mailroom UI wird der Bediener bei der Auswahl der relevanten Klassifizierungsart unterstützt. Der menschliche Eingriff wird natürlich für Compliance und zukünftiges Lernen protokolliert.

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Operator gestützte Indexierung

Wenn Next nicht alle Indexinformationen sammeln kann, wird automatisch ein vordefinierter Prozess gestartet, bei dem Fachleute involviert werden, die über spezifische Kenntnis zur Klassifizierung verfügen. Mit seiner benutzerfreundlichen Benutzeroberfläche unterstützt Next Mailroom sie bei der automatischen Validierung von Eingaben mit Daten aus dem Versicherungssystem. Mit einem Klick können sie die Versicherungssysteme für Kunden, Policen und Schadensfälle durchsuchen. Dieser Eingriff wird natürlich für Compliance und zukünftiges Lernen protokolliert.

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Bestimmt den einfachen Weg

Richtige Regeln sind der Schlüssel zur Leistung. Die Regeln für Next Mailroom werden von den Mitarbeitern der Abteilung gepflegt, ohne dass IT-Mitarbeiter oder externe Berater hinzugezogen werden müssen. Wenn ein Sturm erfordert, dass Sie eine neue Regel einrichten, können Sie sie in Minuten definieren, testen und bereitstellen. Alle Änderungen sind dokumentiert und durch Berechtigungen geschützt.

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Mehr für Sie

 


Automatische Texterkennung und mehr

Erhalten Sie Dokumente in einem nicht lesbaren Format? Next Mailroom verfügt über eine Option zur automatischen OCR-Erkennung (Optical Character Recognition). Sprache-zu-Text- und Objekterkennung in Fotos stehen auf der Roadmap.

 

Skalierbar

Next Mailroom wurde für die Verarbeitung großer Mengen entwickelt und erfasst Millionen von Dokumenten (oder Milliarden) und verarbeitet sie. Dennoch ist das Produkt auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Auch für die kleinere Organisation. Kein Volumen ist zu klein und kein Volumen zu groß.



 


Sicherheit für Unternehmen

Next lässt die richtigen Leute rein — und hält den Rest raus. Der Zugriff auf Dokumente, Protokolle, Regeln und Funktionen wird vollständig durch Berechtigungen gesteuert. In Übereinstimmung mit DSGVO konfigurieren Sie den Datenschutz standardmäßig per Design und Voreinstellung. Was Sie nicht benötigen, können Sie nicht sehen. Und vergessen Sie es, Berechtigungen umgehen zu wollen. Die Sicherheit ist eingebaut.

 

Audit-Log. Manipulationssicher

Wenn jemand in Next Mailroom eine Änderung vornimmt, wird sie in dieser Sekunde protokolliert. Was, wer und wann. Selbst wenn ein Dokument gelöscht wird, zeigt das Next Überwachungsprotokoll an, wer dies getan hat und Next behält eine Kopie für die Dokumentation, es sei denn, der Dokumenttyp ist als durch DSGVO geschützt eingestuft und erfordert, dass er vollständig vernichtet wird. 

 


Einfache Implementierung

Next sieht einfach aus. Und ist einfach in der Benutzung. Next wurde in Organisationen mit Tausenden von Benutzern eingeführt. Denken Sie groß und fangen Sie klein an.

 

Wählerisch vorgehen

Beginnen Sie mit Kommunikationskanälen, die Sie benötigen, und fügen Sie bei Bedarf weitere hinzu. Das Gleiche gilt für andere erweiterte Optionen.

 

Enterprise Archivlösung

Falls Sie noch keine Unternehmensarchiv installiert haben, ist das Next Enterprise-Archiv die logische Option.



 
 

Workflow-Option

Falls Ihre Versicherungssysteme keine Workflows für Ansprüche und Ähnliches unterstützen, ist Next Processes eine praktikable Option.



 



Gut zu wissen.
Für manche
 

Ready-to-Go

Next Mailroom ist ein umfassendes Standardprodukt, das sofort einsatzbereit ist. Basierend auf Erfahrungen von anderen. Daher erhalten Sie das Beste für Ihr Geld. Keine anspruchsvollen Projekte. Keine kostspielige Implementierung. Keine unangenehmen Überraschungen. Wir nennen es "Ready-to-Go".

Nahtlos 
Software-Updates

Next Mailroom bietet eine hervorragende Unterstützung für Software-Updates. Neue Funktionen sind sofort mit einem One-Click-Update verfügbar, das allen Benutzern neue Funktionen bietet. Keine komplizierten Migrationen.

Standard. Zugleich erweiterbar

Für die Erweiterung konzipiert, Next schränkt Sie nicht ein. Fast alles kann angepasst werden, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Müssen Sie die Versicherungsnummern in Ihrem System validieren? Oder direkt an Ihr Portal verteilen? Next setzt es um. Bewahrung nahtloser Software-Updates.

Passt zu Ihren Sachen

Next Mailroom wird auf Ihren Servern oder in der Cloud ausgeführt. Tolle Leistung bei beeindruckend moderater Hardware. Keine überraschenden Kosten für externe Datenbanken. Next erfasst E-Mails von jedem E-Mail-Server und synchronisiert seine Benutzer problemlos mit Ihrem AD oder anderen Verzeichnisdiensten.


Next Mailroom,
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Sie können Next Mailroom so erhalten, wie es Ihrer Einrichtung entspricht:

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Millionen von Dokumenten werden jedes Jahr mit Next Mailroom verarbeitet.
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Wie es funktioniert

Keine Verpflichtungen

Die Anmeldung für eine Demo ist kostenlos.
Keine Verpflichtung, Software oder Kreditkarte benötigt.

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Was dann

Wenn Sie mögen, was Sie sehen, werden wir über den nächsten Schritt sprechen.