Erfassen Sie alles — Briefe, E-Mails, EDI, Fax, Textnachrichten, Chat, Portal-Uploads, Systemausgaben...

Während sich die Welt von Papierdokumenten hin zu mobilen Self-Services bewegt, wächst Ihre Kommunikation mit Kunden, Partnern und Behörden über alle anderen Kanäle hinweg. Der Next Mailroom erfasst alles, bietet einen schnelleren Kundenservice und senkt die Kosten.

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Klassifizieren Sie jedes Dokument, das Sie erhalten 

Die korrekte Klassifizierung ist der Schlüssel zur Effizienz. Next Mailroom verwendet eine erweiterte Regel-Engine, um jedes Kommunikationselement automatisch zu klassifizieren. Die Regeln entsprechen Ihren spezifischen Geschäftseinstellungen und erkennnen bekannte Absender oder Empfänger, wie beispielsweise Fluggesellschaften oder Fachärzte, mit denen Sie arbeiten. Regeln können auch nach Mustern in Betreff, Nachrichtentext und angehängten Dokumenten in E-Mails suchen.

Sobald ein Dokument klassifiziert ist (als Personenschadensbericht, Reiseversicherungsanspruch, Autoreparaturenrechnung, usw.), sucht Next nach Indexinformationen.

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Indexinformationen von überall 

Eine Dokumentenklasse hat ihre eigenen erforderlichen Indexdaten. Next Mailroom sucht in Text, Metadaten und Anhängen nach Kundennummern, Policenummern, Forderungs-ID's, Kfz-Zulassungsnummern, Sozialversicherungsnummern usw. Mithilfe von Textanalysen, dynamischer Zonenanalysen und Mustererkennung erledigt Next Mailroom die gesamte Arbeit für Sie. Um Fehler zu minimieren, überprüft Next die extrahierten Daten sofort auf Ihren Versicherungssystemen und fügt den Dokumenten sogar Details aus diesen Systemen hinzu.

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Verteilen Sie Dokumente überall und an jeden

Sobald ein Dokument klassifiziert und die erforderlichen Indexwerte (Kundennummer, Versicherungsnummer, Kfz-Zulassungsnummer, Schadensdatum usw.) festgelegt wurden, sind wir bereit für die Endphase: die automatische Verteilung. Ihre IT-Landschaft bestimmt, wohin Ihre Dokumente gehen. Die meisten Dokumente sind für ein Unternehmensarchiv (Next Enterprise-Archiv oder Ihr aktuelles Archiv), ein Versicherungssystem oder ein Kundenportal bestimmt. Next Mailroom macht alles für Sie.

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Verlieren Sie nicht, was Sie durch Automatisierung gewinnen

Automatisierung ist der Schlüssel zu Flexibilität, Kosteneffizienz und Compliance. Aber auch die beste Automatisierung hinterlässt Ausnahmen, die eine manuelle Verarbeitung erfordern. Wir helfen Ihnen dabei, diese Ausnahmen effizient zu bearbeiten, um zu verhindern, dass die Automatisierung in aufwändigen manuellen Prozessen eingespart wird.

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Manuelle Klassifizierung

Wenn Next Mailroom eine Korrespondenz nicht automatisch klassifiziert, fordert er einen Mitarbeiter auf, zu helfen. Ein strukturierter Prozess wird automatisch gestartet und eine Aufgabe wird einem relevanten Operator zugewiesen. Über die benutzerfreundliche Next Mailroom UI wird der Bediener bei der Auswahl der relevanten Klassifizierungsart unterstützt. Diese Intervention wird natürlich für Compliance und zukünftiges Lernen protokolliert.

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Von Mitarbeitern unterstützte Indexierung

Wenn Next alle Indexinformationen nicht sammeln kann, wird automatisch ein vordefinierter Prozess gestartet, der Mitarbeiter involviert, die wissen, wie diese bestimmten Dokumente klassifiziert werden. Mit seiner bedienungsfreundlichen Benutzeroberfläche unterstützt Next Mailroom sie bei der automatischen Validierung von Eingaben mit Daten aus dem Versicherungssystem. Mit einem Klick können Sie die Versicherungssysteme für Kunden, Policen und Schadensfälle durchsuchen. Dieser Eingriff wird natürlich für Compliance und zukünftiges Lernen protokolliert.

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Bestimmt den einfachen Weg

Korrekte Regeln sind der Schlüssel zur Leistung. Die Regeln für Next Mailroom werden von den Mitarbeitern der Abteilung betreut, ohne dass IT-Mitarbeiter oder externe Berater hinzugezogen werden müssen. Wenn ein Sturm erfordert, dass Sie eine neue Regel einrichten, können Sie diese in Minuten definieren, testen und bereitstellen. Alle Änderungen sind dokumentiert und durch Berechtigungen geschützt.

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Mehr für Sie

 


Automatische Texterkennung und mehr

Erhalten Sie Dokumente in einem nicht lesbaren Format? Next Mailroom verfügt über eine Option zur automatischen OCR-Erkennung (Optical Character Recognition). Sprache-zu-Text- und Objekterkennung in Fotos stehen auf der Roadmap.

 

Skalierbar

Next Mailroom wurde für die Verarbeitung großer Mengen entwickelt und erfasst Dokumente in Millionenhöhe (oder Milliarden) und verarbeitet sie. Dennoch ist das Produkt auf Benutzerfreundlichkeit ausgelegt. Auch für die kleinere Organisation. Kein Volumen ist zu klein und kein Volumen zu groß.



 


Sicherheit für Unternehmen

Next lässt die richtigen Leute rein — und hält den Rest raus. Der Zugriff auf Dokumente, Protokolle, Regeln und Funktionen wird vollständig durch Berechtigungen gesteuert. In Übereinstimmung mit DSGVO konfigurieren Sie den Datenschutz standardmäßig per Design und Datenschutz. Wenn Sie es nicht brauchen, können Sie es nicht sehen. Und vergessen Sie nicht, die definierten Berechtigungen zu umgehen. Die Sicherheit ist eingebaut.


 

Audit-Log. Manipulationssicher

Wenn jemand in Next Mailroom eine Änderung vornimmt, wird sie in dieser Sekunde protokolliert. Was, wer und wann. Selbst wenn ein Dokument gelöscht wird, zeigt das Next Überwachungsprotokoll an, wer dies getan hat und Next behält eine Kopie für die Dokumentation, es sei denn, der Dokumenttyp ist als durch DSGVO geschützt eingestuft und erfordert, dass er vollständig vernichtet wird. 


 


Schmerzlose Implementierung

Next schafft Überblick und ist einfach anzuwenden. Next wurde bereits in Organisationen mit Tausenden von Benutzern eingeführt. Denken Sie groß und fangen Sie klein an.

 

Wählerisch vorgehen

Beginnen Sie mit Kommunikationskanälen, die Sie benötigen, und fügen Sie bei Bedarf weitere hinzu. Das Gleiche gilt für andere erweiterte Optionen.

 


Enterprise Archivlösung

Falls Sie noch kein Unternehmensarchiv installiert haben, ist das Next Enterprise-Archiv die offensichtliche Option.



 
 

Workflow-Option

Falls Ihre Versicherungssysteme keine Workflows für Ansprüche und Ähnliches unterstützen, ist Next Processes eine praktikable Option.



 


Gut zu wissen.
Für manche
 

Ready-to-Go

Next Mailroom ist ein umfassendes Standardprodukt, das sofort einsatzbereit ist und auf den Erfahrungen anderer basiert. Daher bekommen Sie das Beste für Ihr Geld. Keine anspruchsvollen Projekte. Keine kostspielige Implementierung. Keine unangenehmen Überraschungen. Wir nennen es "Ready-to-Go".

Nahtlose 
Software-Updates

Next Mailroom bietet eine hervorragende Unterstützung für Software-Updates. Neue Funktionen sind sofort mit einem One-Click-Update verfügbar. Diese stellen allen Usern die neuen Funktionen zur Verfügung. Es sind keine komplizierten Migrationen notwendig.

Standard. Doch erweiterbar

Für die Erweiterung konzipiert, beschränkt Next Sie nicht. Fast alles kann angepasst werden, um Ihre Bedürfnisse zu erfüllen. Müssen Sie die Versicherungsnummern in Ihrem System validieren? Oder direkt an Ihr Portal verteilen? Mit Next ist das kein Problem. Sichern Sie sich nahtlose Software-Updates.

Passt zu Ihrem Equipment

Next Mailroom läuft auf Ihren Servern oder in der Cloud. Tolle Leistung bei beeindruckend moderater Hardware. Keine Überraschungskosten für externe Datenbanken. Next erfasst E-Mails von jedem E-Mail-Server und synchronisiert seine Benutzer problemlos mit Ihrem AD oder anderen Verzeichnisdiensten.


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Millionen von Dokumenten werden jedes Jahr mit Next Mailroom verarbeitet.
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Wie es funktioniert

Keine Verpflichtungen

Die Anmeldung für eine Demo ist kostenlos.
Keine Verpflichtung, Software oder Kreditkarte benötigt.

Was passiert als nächstes

Einer unserer Berater wird sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um einen Termin für eine personalisierte Demo in Ihrer Muttersprache zu vereinbaren.

Was dann

Wenn Sie mögen, was Sie sehen, werden wir über den nächsten Schritt sprechen.