Die Herausforderung
2008 vollzog Folksam den Schritt von der Versicherungsgesellschaft zur Aktiengesellschaft. Die notwendigen unterzeichneten Börsenformulare von zehntausenden von Anteilseignern mussten sicher archiviert werden. Außerdem waren Empfangsbestätigungen über den Eingang aller Formulare erforderlich. Aber damit war erst der Anfang gemacht für zahlreiche Lösungen und Workflow-Optimierungen.
"Next® wurde zu einem wichtigen Bestandteil der Produktionsumgebung von Folksam."
— Marcus Karell, IT-Leiter, Folksam Versicherungen
Der Prozess
Folksam bekommt jährlich zu Beginn des Kalenderjahres Zehntausende von Gehaltsscheinen. Die Verarbeitung dieser Gehaltsscheine auf Papier dauerte fast sechs Monate! Nach der Einführung von Next® dauerte dieser Prozess nur noch die Hälfte der Zeit. Heute wird der Prozess weiter optimiert und die Mitarbeiter von Folksam arbeiten mit elektronischen Gehaltsscheinen. Der Prozess dauert jetzt nur noch einen Monat.
Begeistert von den Ergebnissen wollte Folksam Next® nun auch noch in vielfältiger Weise für ihr Kerngeschäft einsetzen. Es kam die Idee auf, Papier und zahllose E-Mails bei der Abwicklung von Schadenfällen abzuschaffen.
Folksam und Nextway begannen mit der Planung eines Workflows, mit dem die Mitarbeiter, die die Änderungsmitteilungen verarbeiten, elektronische Dokumente aus generischen Ordnern lokalisieren und sie automatisch in ihre eigenen Kategorie-Ordner einsortieren konnten.
So konnten die Workflows erweitert werden und alle Dokument- und Informationsarten von Kunden und Folksam-Büros in ganz Finnland umfassen. Alle Dokumente, die per Post hereinkommen, werden jetzt als Service gescannt und elektronisch an den Next® Workflow gesendet.
Wenn ein Mitarbeiter krank ist, können die Dokumente aus ihrem/seinem Ordner zur Verarbeitung an andere Mitarbeiter aufgeteilt werden. Der Ausgleich des Arbeitsaufkommens wird wesentlich einfacher, da die Anzahl der Fälle in den Next® Ordnern immer sichtbar ist.
Für jeden Versicherungstyp gibt es jetzt einen eigenen Ordner. Die Mitarbeiter können daraus Dokumente zur Aktualisierung und Verarbeitung in ihren eigenen Ordner aufnehmen. Durch diese strukturierte Arbeitsweise wird jedes Detail in das Protokoll eingegeben. Die gesamte Schadengeschichte lebt mit dem Dokument, so dass der vollständige Prozess von Anfang bis Ende geprüft werden kann.
Die Lösung — Wechsel von Papierdokumenten zu elektronischen Dokumenten
Im Vergleich zur früheren Arbeit mit Stapeln von Papier sind die Prozesse zur Verarbeitung von Dokumenten transparenter, effizienter und zuverlässiger geworden. Die Zeit für die Verarbeitung von Dokumenten und Schäden macht heute nur noch einen Bruchteil der früher benötigten Zeit aus.
Das Ergebnis
"Die Geschwindigkeit und die sichere Kontrolle der Kundendokumente haben unsere Wettbewerbsfähigkeit enorm verbessert."
— Marcus Karell, IT-Leiter, Folksam Versicherungen
Wie in so vielen Fällen sind die Möglichkeiten des Nextway Angebots so flexibel und vielfältig, dass sie auf verschiedene Bereiche ganzer Unternehmen ausgeweitet werden können und skalierbar werden.
