Multi Support Next ist unsere Maßstäbe setzende, Kosten sparende Softwarelösung, die die Probleme mit dem Geschäftsdokument-Management löst. Sehen Sie sich das Video an oder scrollen Sie nach unten, um mehr zu lesen.
Geschäftsdokumente erstellen
Erstellen Sie Ihre Geschäftsdokumente wie gewohnt.
Erstellen Sie ein Angebot in Word und eine Kalkulation in Excel und verschicken beide Ihrem Kunden per E-Mail. Sie erhalten den Zuschlag in Ihrer Inbox und erstellen den Vertrag in Word, bevor Sie ihn als PDF mit Outlook verschicken. Später erhalten Sie den unterzeichneten Vertrag per Fax.
Keine Dokumente mehr in Ringordnern und Aktenschränken archivieren
Nie wieder Geschäftsdokumente in Papierform archivieren. Wertvolle Zeit, Papier und Bürofläche müssen nicht mehr für die Aufbewahrung von Dokumenten in Ordnern oder Aktenschränken verschwendet werden. Das gilt quer durch das ganze Unternehmen. Keine Privatexemplare mehr. Nie wieder.
Gleiches Gilt für elektronische Kopien auf Ihrem eigenen Computer oder unübersichtlichen File-Share-Systemen.
Archivieren Sie Dokumente direkt aus Word, Excel und PowerPoint
Wenn Sie Ihr Word-Dokument, Ihre Excel-Kalkulation oder PowerPoint-Präsentation abgeschlossen haben, klicken Sie einfach auf die Schaltfläche „File in archive”, und Next übernimmt.
Sie müssen nur noch eine Dokumentkategorie wählen, z. B. Angebot, Angebotskalkulation oder Vertrag. Next zeigt Ihnen eine Auswahlliste und macht Ihnen auf der Grundlage Ihres bisherigen Verhaltens und dem eigentlichen Dokument einen qualifizierten Vorschlag.
Aus Next heraus browsen Sie in Dokumenten und archivieren sie bereits auf Ihrem lokalen PC oder einem File-Share-System. Oder Sie ziehen Sie auf Ihrem Desktop einfach auf ein Next Archivsymbol, und Next übernimmt.
Beliebige E-Mails
ins Archiv einfügen
Immer wenn Sie eine geschäftliche E-Mail senden oder empfangen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste darauf und wählen die Dokumentkategorie, um sie zu einem Geschäftsdokument zu machen. Für die Zukunft und gemeinsame Nutzung mit anderen gespeichert. Oder Sie richten einfach Outlook bzw. Notes so ein, dass dies automatisch geschieht.
Indexierung nach Unternehmensregeln
Wenn Sie ein Dokument einer bestimmten Kategorie (z. B. Angebot) zugeordnet haben, weiß Next über Ihre Unternehmensregeln für die Archivierung derartiger Dokumente Bescheid.
Wenn diese Regeln vorschreiben, dass sowohl die Kunden- als auch die Projektnummer angegeben werden müssen, erhalten Sie die entsprechende Aufforderung. Und Ihre Eingabe wird mit Ihrem Business-System abgeglichen. Next macht Ihnen auf der Grundlage Ihrer bisherigen Arbeit sogar qualifizierte Vorschläge. Und wenn Sie die Nummern vergessen haben sollten, klicken Sie einfach, um Ihr Business-System nach einer Projekt- bzw. Kundennummer zu durchsuchen.
Ein Dokument — mehrere Archive
Auf Basis der von Ihnen gerade eingegebenen Indexierungs- und weiteren automatisch in Ihren Business-Systemen gefundenen Informationen archiviert Next Ihr Dokument in alle relevanten Ordner. Ein und derselbe Vertrag kann so in Ihren persönlichen Ordner, den Abteilungs-, Kunden- und dem Projektordner gehen. In Next ist das eigentliche Dokument aber nur einmal gespeichert, um sicherzustellen, dass alle künftigen Updates sofort für alle Ordner gelten.
Suchen Sie Dokumente auf Ihre Art. Auch integrierte
Dokumente werden in Next einfach gefunden. Nach den Unternehmensregeln wird das Dokument in allen Ordnern archiviert, in denen es relevant sein kann. Ein Vertrag ist deshalb nicht nur im Kundenordner, sondern auch im Projekt- und Abteilungsordner und im persönlichen Ordner der Person, die ihn erstellte.
Wenn der strukturierte Archivierungsplan des Unternehmens Sie einmal im Stich lassen sollte, können Sie stets Google-ähnliche Suchen verwenden, um sofort alle Dokumente zu durchsuchen. Auch bei Millionen Dokumenten antwortet Next schnell wie ein Wimpernschlag.
Der Zugriff auf Ihre Dokumente direkt aus Ihren Business-Systemen heraus ist oft wertvoller als Browsen und Suchen. Next ist für die nahtlose Integration mit Ihrem ERP-, CRM-, HR- oder anderem Business-System vorgesehen. Klicken Sie auf einen Kunden, einen Lieferanten, einen Lagerartikel oder Mitarbeiter, um das komplette Dossier direkt in der Anwendung anzuzeigen.
Zugriff von überall her. Jederzeit
Sobald ein Dokument in Next archiviert ist, steht es Ihren Kollegen im Büro, einem anderen Stockwerk oder Gebäude und sogar weltweit zur Verfügung. Auch wenn Sie in Urlaub sind, und nach Feierabend, wenn alle das Büro verlassen haben. Natürlich auch Ihnen, wenn Sie von Zuhause aus oder bei einem Kunden arbeiten.
Sicher und geschützt gespeichert
In dem Augenblick, in dem Sie „File in archive” anklicken, übernimmt Next und sichert Ihr Dokument im Unternehmensarchiv. Der Next Administrator entscheidet, ob sich dieses auf zentralen Servern, im Netzwerkspeicher oder in der Cloud befindet. Und darüber, ob digitale Signatur oder Verschlüsselung erforderlich ist.
Klar definierte Berechtigungsregeln entscheiden, wer auf welche Dokumente Zugriff hat. Nur befugte HR-Mitarbeiter haben jetzt Zugriff auf sensible Personalakten. Viel sicherer als jedes PC- oder Papierarchiv.
Next verfolgt sogar die verschiedenen Dokumentversionen. Wer was und wann gemacht hat. Und erlaubt Ihnen, den Dokumentein- und -ausgang zu prüfen, um Updatekonflikte zu vermeiden.
Übersicht für die Zukunft
Kostensenkungen und erhöhte Effizienz durch Wegfall der Archivierung von Papierdokumenten und der Verarbeitung verdächtigen Posteingangs sowie bessere Übersicht über File-Share-Systeme sind offensichtliche Vorteile durch den Einsatz von Next. Noch wichtiger aber ist, dass Next Ihnen hilft, eine neue Übersicht zu bekommen. Indem es alles verfügbare Wissen zu Ihren Kunden, Lieferanten, Produkten und Mitarbeitern sammelt und mit Ihren Business-Systemen verknüpft. Dies hilft Ihrem Unternehmen, skalierbar und zukunftsbereit zu werden.
