Oavsett vilken bransch man är verksam i så kommer man alltid att motta fakturor från sina leverantörer.
Dessa fakturor måste läggas in i kontosystem, bokföras på rätt konton, kanske matchas mot en beställning som godkänts av rätt människor och slutligen betalas i tid.
Att hantera en cirkulerande pappersfakturaprocess är ett enormt arbete som är både trist, dyrt, plågsamt långsamt och medför stora risker för fel.
Med MultiArchive tillhör detta det förgångna!
MultiArchive registrerar dina fakturor på följande sätt:
- Via papper
- Från EDI
- XML-baserat
. . . och lagrar dem i det centrala MultiArchivet, vilket omedelbart gör dem tillgängliga i företagssystemet genom några få tryck på tangenterna.
Data från fakturorna utvinns manuellt eller via automatisk avläsning (via skanning) och valideras mot informationen i företagsprogrammet.
Med hjälp av ett strukturerat arbetsflöde sker en intelligent trevägs-matchning som identifierar oöverensstämmelser mellan inköpsordrar, mottagna varor och fakturor och sedan skickar matchade fakturor direkt till betalning och övriga fakturor för att granskas ytterligare.
Fakturor sänds via fördefinierade arbetsflöden för att säkerställa att godkännande och kontohantering sker i enlighet med företagets riktlinjer och bestämmelser.
När fakturorna är godkända uppdateras posteringarna automatiskt i ditt affärsprogram och fakturorna överlåts till betalning.
Allt blir dessutom automatiskt dokumenterat – vem, vad, varför, när – och verifieringskedjan lagras i MultiArchive för framtid bruk, vilket gör det enklare för revisorerna – och för er.
Fördelar:
- Reducerade kostnader:
- Reducerad tid för att arkivera fakturakopiorna
- Reducerad tid för att distribuera fakturakopiorna
- Reducerad tid för att spåra fakturakopiorna
- Reducerad tid för att begära kopior på försvunna fakturor
- Reducerat porto för att distribuera fakturakopior
Extra fördelar:
- Reducerad tid för att hämta fakturorna från arkivet
- Omedelbar tillgänglighet i hela organisationen
- Omedelbar tillgänglighet över hela världen
- Förbättrad tillgänglighet 24/7
- Förbättrat skydd mot skada och förlust
- Förbättrat åtkomstskydd
- Förbättrad granskning
- Förbättrad skalbarhet
- Förbättrad flexibilitet
Kostnader:
- MultiArchive moduler
- Implementeringshjälp
- Disk, band, och optiskt media för arkivet
- Skannrar
Avkastning på investeringen, ROI (Return on investment):
- Vanligtvis återbetalas gjord investering inom två månader upp till två år
“. . . results in both big cost savings and at the same time it ensures us a quick financial reporting.” Bente Dahl, Chief accountant at Maxit.
