När man jobbar med Human Resources (HR), personal eller löner så brukar detta innefatta en hel del dokument som inte bara är viktiga utan även konfidentiella.
- Anställningskontrakt
- Utbildningsbevis
- Jobbprofiler
- Utbildningsplaner
- Journaler
- Tidrapporter
- Lönespecifikationer
- Årligt skattebesked
- Etc.
Att arkivera, hantera, uppdatera och återskapa kopior av dessa dokument för senare bruk är ett stort arbete när antalet anställda överstiger en handfull eller två – för att inte tala om när antalet anställda uppgår till flera tusen.
Med MultiArchive tillhör detta det förgångna!
MultiArchive registrerar automatiskt alla utskrivna dokument direkt från lönesystemet samt alla dokument från Word, Excel och andra officeprogram, även alla scannade kopior på pappersdokument registreras automatiskt. Med andra ord skapas en elektronisk sammanställning över alla anställda.
Fördelar:
- Reducerade kostnader
- Reducerad tid att arkivera dokumenten
- Reducerat behov av kontorsutrymme för lagring
- Reducerad pappersåtgång för arkivkopia
- Reducerad utskriftskostnad för arkivkopia
- Minskat behov av arkivskåp
- Minskat behov av pärmar
- Reducerat lagerutrymme för långtidsarkivet
- Reducerat behov hårdvara som används i långtidsarkivet
- Reducerad tid för att avyttra långtidsarkivet
Extra fördelar:
- Reducerad tid för att hämta dokument från arkivet
- Omedelbar tillgänglighet i hela organisationen
- Omedelbar tillgänglighet över hela världen
- Förbättrad tillgänglighet 24/7
- Förbättrat skydd mot skada och förlust
- Förbättrat åtkomstskydd
- Förbättrad granskning
- Förbättrad skalbarhet
- Förbättrad flexibilitet
Kostnader:
- MultiArchive moduler
- Implementeringshjälp
- Disk, band, och optiskt media för arkivet
Avkastning på investeringen, ROI (Return on investment):
"Sometimes we are asked by the authorities to send the documentation of specific payroll data on a former employee. Before we implemented MultiArchive we had to find all the documents in our paper archive in the cellar. It could take up to one hour to find all the relevant documents. Now we are able to send all the documents right away. If we get the request on the phone we are able to send all relevant documents while talking to the person - directly from MultiArchive by e-mail or fax. Quite often that generates some surprise in the other end of the line." Susanne Grumløse, Per Aarsleff
