Inngående fakturabehandling
Uansett hvilken virksomhet du er i, mottar din bedrift fakturaer fra leverandører.
Disse fakturaene må registreres i ditt økonomisystem, kanskje de skal matches mot en innkjøpsordre, godkjennes av de rette menneskene, og til slutt betales i tide for å unngå morarenter.
Å administrere en sirkulerende papirfakturaprosess er en enorm oppgave, kjedelig, dyrt, smertefullt sakte og med en stor risiko for feil.
Med MultiArchive er dette historie!
MultiArchive arkiverer fakturaer som kommer inn via:
. . . og lagrer dem i det sentrale MultiArchive. Fakturaene blir umiddelbart tilgjengelig for oppslag fra ditt økonomisystem med en enkelt tast.
Data fra fakturaer kan trekkes ut ved automatisk tolkning, og valideres mot informasjon i ditt økonomisystem.
Matching mellom innkjøpsordre, mottatte varer og faktura, avvikshåndtering ved hjelp av en strukturert arbeidsflyt, for så å sende de matchende fakturaene direkte til postering og betaling.
Kostnadsfakturaer sendes på forhåndsdefinert arbeidsflyt, for å sikre at godkjenning og bestilling er gjort i samsvar med selskapets regler og forskrifter.
Når fakturaene er godkjent blir de automatisk postert i økonomisystemet, og klare for utbetaling.
Hele arbeidsflyten blir automatisk dokumentert - hvem, hva, hvorfor, når - en revisjonslogg arkivert i MultiArchive for fremtidig bruk, noe som gjør livet lettere for revisorer - og deg.
Fordeler:
- reduserte kostnader
- tiden som brukes til faktura kopier
- tid brukt til å distribuere faktura kopier
- tid brukt til å spore fakturaer til attestasjon
- tid brukt til å be om kopier av tapt fakturaer
- porto for distribusjon av faktura kopier
- tidlig betaling rabatt
Gratis fordeler
- redusert tid for å hente fakturaer fra arkivet
- umiddelbar tilgjengelighet overalt i organisasjonen
- umiddelbar tilgjengelighet overalt i verden
- forbedret tilgjengelighet 24 / 7
- bedre beskyttelse mot tap og skade
- bedre tilgang sikkerhet
- forbedret skalerbarhet
- forbedret fleksibilitet
Kostnader
- MultiArchive moduler
- Implementeringskostnader
- Disk, tape og optiske medier for arkiv
- Skannere
ROI (Kapitalavkastning)
- Ofte betalt tilbake på 2 til 12 mnd.
”Tidligere satt fire personer og matchet 90.000 inngående fakturaer mot bestilling i elleve avdelinger ved hjelp av papir og e-post. I dag har vi spart inn tre årsverk og har redusert antallet fakturaer som ligger ute med over 90 prosent. Vi regner med at det sparer oss for mellom 1 og 1,5 millioner kroner i året, sier Lasse Jonassen hos Carlsen Fritzøe Handel
