Human Resource Arkiv
Oppgaver knytter til Human Resources (HR), personal og lønn involverer vanligvis en masse dokumenter, hvorav noen ikke bare er viktige, men også konfidensielle.
- Ansettelsesavtale
- medarbeidersamtaler
- opplæringssertifikater
- jobb profiler
- undervisningsplaner
- helse opplysninger
- timelister
- personalkostnader
- lønns og trekkoppgaver
- etc.
Arkivering, håndtering, holde seg oppdatert, og lagre kopier av disse dokumentene er en enorm oppgave når antall ansatte er en håndfull eller to – da er det lett å forestille seg arbeidsmengden når arbeidsstokken teller flere tusen.
Med MultiArchive er dette historie!
MultiArchive vil automatisk registrere alle egenproduserte utskrifter direkte fra lønnssystemet. Det er også mulig å arkivere dokumenter fra Word, Excel og andre Office-produkter sammen med skannede kopier av papirdokumenter, og du er godt på vei til den elektroniske verden.
Fordeler:
- reduserte kostnader
- tiden som brukes til arkivering av dokumenter
- kontorplass brukes til lagring
- papir som brukes til arkiv kopier
- kostnader for utskrift av arkiv kopier
- arkivskap
- bindemidler
- tid brukt til å flytte dokumenter til langsiktig arkivet
- lagerplass til fjern arkiv
- maskinvare som brukes til langtidslagring
- tid brukt til å kvitte seg med langsiktig arkivet
Gratis fordeler
- redusert tid til gjenfinning av dokumenter fra arkivet
- redusert tid til gjenfinning av dokumenter fra fjern arkivet
- umiddelbar tilgjengelighet overalt i organisasjonen
- umiddelbar tilgjengelighet overalt i verden
- forbedret tilgjengelighet 24/7
- bedre beskyttelse mot tap og skade
- bedre tilgangsstyring
- forbedret skalerbarhet
- forbedret fleksibilitet
Kostnader
- MultiArchive moduler
- Implementeringskostnader
- Disk, tape og optiske medier for arkiv
ROI (Kapitalavkastning)
- Gjennomsnittlig tilbakebetalingstid på mindre enn ett år
"Noen ganger blir vi bedt av myndighetene om å sende dokumentasjon av spesifikke lønningslister på en tidligere ansatt. Før vi implementert MultiArchive måtte vi finne alle dokumentene i våre papir arkiv i kjelleren. Det kunne ta opptil en time å finne relevante dokumenter. Nå har vi muligheten til å sende alle dokumentene umiddelbart. Hvis vi får forespørsel på telefon sender vi kopi av de relevante dokumenter mens vi snakker med personen - direkte fra MultiArchive via e-post eller faks. Noe som ganske ofte genererer positive overraskelser for de i den andre enden av linjen." Susanne Grumløse, Per Aarsleff
